Про  затвердження порядку обліку, зберігання, використання та знищення печаток і штампів у Конятинській сільській раді та її виконавчому комітеті, установах , підпорядкованих сільській раді

  • 238

ПРОЄКТ

 

 

                                                              Україна

 

КОНЯТИНСЬКА сільська рада

ІІ сесія VІІІ скликання

 
   

 

 

РІШЕННЯ №    /20

від     грудня 2020 року                                                                                      село Конятин

 

Про  затвердження порядку обліку,

зберігання, використання та знищення

печаток і штампів у Конятинській сільській раді

та її виконавчому комітеті, установах ,

підпорядкованих сільській раді

                                                                                                     

У зв’язку з необхідністю обліку, зберігання, використання та знищення печаток та штампів, що фізично застарілі, не актуальні та непридатні для подальшого застосування, керуючись пунктом 20 частини четвертої статті 42 Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні», сільська рада

 

ВИРІШИЛА:

 

  1. Затвердити порядок обліку, зберігання, використання та знищення печаток і штампів у Конятинській сільській раді та її виконавчому комітеті, установах , підпорядкованих сільській раді (додатки 1).
  2. Організацію виконання рішення покласти на спеціаліста І категорії з юридичних питань.
  3. Контроль за виконанням рішення покласти на постійну комісію сільської ради з питань регламенту, забезпечення законності, протидії корупції, депутатської діяльності та етики.

 

 

 

 

 

 

 

Сільський голова                                                               Олексій СКРИПЧУК

 

 

 

 

 

 

 

Додаток 1

до рішення сільської ради

від __________ № ________

 

 

 

ПОРЯДОК

обліку, зберігання, використання та знищення печаток і штампів у Конятинській сільській раді та її виконавчому комітеті, установах , підпорядкованих сільській раді

                                                                                                      

1. Загальні положення

1. Цей Порядок визначає процедуру обліку, використання зберігання, знищення печаток і штампів у Конятинській сільській раді, виконавчому комітеті, установах, підпорядкованих сільській раді.

2. Печатка - спеціальне кліше у формі кола, яке призначене для отримання відбитків на папері, з опуклим дзеркальним відображенням тексту, малюнка та інших позначок.

Печатки призначені для підтвердження достовірності документа та підпису посадової особи з метою надання документу юридичної сили.

3. Штамп - спеціальне кліше, переважно у формі прямокутника, що застосовується для отримання відбитків на папері та містить рельєфне дзеркальне відображення тексту.

Штампи призначені для нанесення на документах реквізитів Конятинській сільської ради та її виконавчого комітету, певних написів.

4. У порядку, встановленому чинним законодавством, організаційно-розпорядчі, адміністративно-господарські, фінансові, бухгалтерські та інші документи, що створюються Конятинською сільською радою чи її виконавчим комітетом, копії цих документів скріплюються печатками, а на вхідних та вихідних документах проставляються штампи.

5. У виконавчому комітеті Конятинськії сільської ради використовуються печатки із зображенням Державного Герба України і повного найменування органу (далі – гербові печатки),  та штампи без зображення Державного Герба України.

 

2. Облік печаток і штампів

1. Печатки і штампи, що використовуються у виконавчому комітеті Конятинської сільської  ради, підлягають обліку в порядку, визначеному чинним законодавством.

2. Журнали обліку печаток і штампів включаються до номенклатури справ відповідного виконавчого органу. Аркуші журналу нумеруються, прошиваються та скріплюються печаткою без зображення Державного Герба України.

3. Виготовлення печаток та штампів здійснюється у випадках створення, реорганізації або зміни найменування Конятинській сільської  ради, втрати, викрадення, зношення або пошкодження, утворення, зміни установ сільської ради та структурних підрозділів, старостинських округів.

Виготовлені печатки або штампи видаються відповідальним працівникам (посадовим особам) під підпис у журналі обліку печаток і штампів, у якому ставляться їх відбитки.

4. Особи, які персонально відповідають за облік, використання і зберігання  печаток і штампів у виконавчому комітеті  Конятинської сільської ради, визначаються розпорядженням сільського голови.

Тимчасова передача гербової печатки відповідальною особою іншій посадовій особі, яка її заміщує, здійснюється за актом.

 

3. Використання печаток і штампів

1. На документах, що засвідчують права громадян і юридичних осіб, на яких фіксується факт витрати коштів і проведення операцій з матеріальними цінностями, підпис посадової (відповідальної) особи скріплюється гербовою печаткою.

Перелік інших документів, підписи на яких скріплюються гербовою печаткою, визначаються Інструкцією з діловодства у виконавчому комітеті Конятинської сільської ради.

2. Гербовою печаткою Конятинської сільської ради скріплюються документи, що підписуються сільським головою, секретарем сільської ради, чи особами, які виконують їх повноваження, у порядку, визначеному чинним законодавством України.

3. Гербовою печаткою виконавчого комітету Конятинській сільської ради скріплюються документи, що підписуються, сільським головою, заступниками сільського голови з питань діяльності виконавчих органів ради, керуючою справами (секретарем) виконавчого комітету.

4.  Штампи без зображення Державного Герба України  використовуються для:

посвідчення копій документів, що надсилаються;

засвідчення розмножених примірників розпорядчих документів;

засвідчення факту реєстрації вхідних документів;

інших відміток довідкового характеру.

4. Зберігання та знищення печаток і штампів

1. Печатки і штампи повинні зберігатися у сейфах або металевих шафах. Передача стороннім особам, винесення печаток і штампів за межі адмінприміщення Конятинській сільської  ради без дозволу сільського голови, а також безоблікова передача іншим працівникам категорично забороняється.

2. Перевірка наявності печаток і штампів, стану дотримання режиму їх використання та зберігання, обґрунтованості знищення здійснюється щороку комісією, яка утворюється розпорядженням сільського голови.

Про результати перевірки наявності печаток і штампів робляться відмітки в журналі обліку після останнього запису. У разі порушення правил обліку, використання і зберігання печаток і штампів комісія проводить службову перевірку, результати якої оформляються актом довільної форми та доводяться до відома сільського голови.

            3. У разі втрати печаток і штампів відповідальні особи за зберігання зобов’язані негайно повідомити про це  сільського голову, органи внутрішніх справ (у разі необхідності) та вжити заходів для їх розшуку. За фактом втрати печатки або штампа проводиться службова перевірка. У разі, якщо в результаті службової перевірки місцезнаходження печатки або штампа не встановлено, таку печатку або штамп визнають недійсним, про що робиться відповідна відмітка в журналі обліку печаток і штампів. Висновок службової перевірки за фактом втрати або викрадення печаток долучається до журналу обліку печаток і штампів. Про визнання печатки із зображенням Державного Герба України недійсною, у разі необхідності, повідомляються органи державної влади, органи місцевого самоврядування та відповідна інформація оприлюднюється в засобах масової інформації.

4. Зіпсовані печатки та штампи або такі, що втратили практичне значення знищуються комісією, створеною за розпорядженням сільського голови з оформленням відповідного акту довільної форми за попереднім дозволом сесією сільської ради .

5. Знищення печатки здійснюється шляхом подрібнення кліше.

 

 

 

 

Журнал

обліку та видачі печаток і штампів

 

 

№ з/п

Відбитки печаток і штампів

Кому   видано

Дата повернення і підпис про приймання

Примітка

Найменування підрозділу, в

якому зберігаються

печатки і штампи

Прізвище та ініціали відповідальної особи

Дата і підпис про отримання

1

2

3

4

5

6

7

 

 

 

 

 

 

 

 

Секретар сільської ради                                                                Зоя ПАЛЯНИЦЯ

 

 

Підготувала:      Спеціаліст І категорії                                    Пелепко Т.М.